RESOLUSI WACANA PENGKATALOGAN (25-26 MAC 2008)

Perbicangan 1

Tajuk kertas kerja : Kajian Semula Prosedur Pengkatalogan

Resolusi:

Ahli-ahli Wacana memutuskan cara kerja pengkatalogan di Perpustakaan UKM tidak perlu ditukar seperti di Perpustakaan UM di mana pengkatalogan deskriptif dilakukan oleh Pembantu Perpustakaan dan kemudian dilengkapkan oleh Pustakawan.

Ahli-ahli Wacana memutuskan untuk mengekalkan nombor panggilan unik bagi setiap bahan.

Ahli-ahli Wacana bersetuju untuk tidak mengkhususkan tugas kakitangan mengikut proses. Ini kerana ahli-ahli wacana berpendapat pengkhususan sedemikan tidak membantu kakitangan memperolehi kemahiran pengkatalogan secara menyeluruh.

Ahli-ahli Wacana bersetuju untuk menghentikan penyediaan katalog susunan rak. Walau bagaimanapun tarikh perlaksanaan bergantung kepada penandaarasan dengan beberapa lagi perpustakaan unversiti yang akan dilakukan oleh kumpulan 5.  Selain itu ahli-ahli wacana mencadangkan supaya sistem Virtua menyediakan kemudahan senarai susunan rak yang "reliable." 

Proses kerja membuat salinanfoto mukasurat judul, verso dan abstrak tesis untuk tujuan pendigitan dibuang dari prosedur. Ini kerana skop pengkatalogan dianggap selesai apabila bahan telah dikatalog dan telah dilengkapi dengan nombor panggilan.  Ketua Bahagian Katalog akan membawa usul ini ke Mesyuarat Ketua-Ketua Bahagian.

Ahli-ahli Wacana bersetuju untuk memansuhkan penggunaan Borang Kemasukan Tajuk Perkara (PTSL/KAT-B3) dan Borang Pengesahan Penerimaan Bahan Perpustakaan (Bahan Tesis Islam Siap Dikatalog) (PTSL/KAT-B6).

Tajuk perkara bagi tesis perlu spesifik tetapi jika tajuk perkara yang spesifik sukar diperoleh, tajuk perkara yang umum (broad subject) dipilih dan ditambah dengan katakunci dalam tag 653 (Index term).

Perbincangan 2

Tajuk kertas kerja : Kajian Semula Dasar Pengkatalogan

Resolusi:

Pihak pengurusan perlu membuat persediaan lebih awal untuk melatih kakitangan bagi menggantikan kakitangan yang akan bersara.

Kakitangan yang akan ditempatkan di Bahagian Katalog perlu menjalani latihan sekurang-kurangnya selama 2 bulan sebelum diberi tugas sepenuhnya.

Pertukaran kakitangan dilakukan antara 5-10 tahun.

Penyelenggaraan katalog dilakukan oleh pustakawan yang  mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 2 tahun pengalaman mengkatalog samada dari Bahagian Katalog atau lain-lain bahagian.

Penempatan buku adalah berdasarkan kandungan buku dan bukan berdasarkan peruntukan yang ditentukan oleh Bahagian Perolehan.

Wujudkan Jawatankuasa Pengkatalogan yang dipengerusikan oleh Ketua Bahagian Katalog dan Ketua Program Pembangunan Sumber sebagai penasihat.

Nombor naskhah bagi naskhah tambahan adalah bergantung kepada koleksi. Jika ada naskhah tambahan bagi bahan yang ditempatkan di koleksi berlainan, nombor naskhahnya tidak bersambung.

Ahli-ahli wacana bersetuju untuk menyediakan dasar pengkatalogan yang boleh diakses secara dalam talian.

Ahli wacana menyarankan supaya tag 500 tidak digunakan selain untuk maklumat mengenai bahan yang dikatalog.

Memberi keutamaan penyelenggaraan keatas entri nama pensyarah UKM sebelum menyelenggara nama-nama lain. Surat akan dikeluarkan oleh Ketua Bahagian Katalog yang dilampirkan dengan jadual penyelenggaraan.

Perbincangan 3

Tajuk kertas kerja : Isu-isu Terkini Pengkatalogan

Resolusi:

Jawatankuasa Pengkatalogan perlu memutuskan samada pengkatalogan bagi buku - e perlu dibuat bagi setiap judul atau hanya judul pangkalan datanya sahaja.

Ahli-ahli Wacana bersetuju untuk membawa isu pembentukan koleksi yang terlalu banyak di PTSL kepada pihak pengurusan. Kod koleksi yang terlalu banyak telah kerap kali menimbulkan kekeliruan.  Dicadangkan:

supaya buku-buku pasca, ikon ditempatkan  di koleksi am.   Jika ada perpustakaan cabang baru yang dibuka, bahan-bahannya dibeli dengan peruntukan yang baru.  Mengenai kod lokasi, kod pasca dihapuskan tetapi ikon dikekalkan.

adakan ruang santai yang lebih luas dilengkapi dengan rak yang mencukupi untuk menempatkan buku-buku sbr.  Buku-buku yang telah dikategorikan sebagai bacaan ringan tidak boleh ditukar lokasi.  Ini untuk mengelakkan percampuran buku bacaan ringan di koleksi am yang seharusnya hanya terdiri daripada buku-buku akademik.

Ahli-ahli wacana mencadangkan supaya bahagian perolehan menyemak pesanan-pesanan yang didownload oleh pembekal tetapi tidak dibekalkan dan mengambil keputusan samada pesanan akan diteruskan atau dibatalkan. Jika dibatalkan dicadangkan rekod pesanan dibuang dari sistem. Ini adalah untuk mengelakkan kekeliruan pelanggan kerana ada rekod yang tidak dimask dan boleh dilihat oleh pelanggan.

Mencadangkan supaya semua Pustakawan dan Pembantu Perpustakaan yang melaksanakan tugas pengkatalogan dibekalkan dengan bahan rujukan seperti AACR2, kamus, dasar pengkatalogan, panduan pengkatalogan dan free floating sub-division.

Wujudkan kumpulan user group bagi Pustakawan dan kakitangan yang melakukan tugas pengkatalogan.

Perbincangan 4

Tajuk kertas kerja : Keperluan Latihan Kakitangan Pengkatalogan

Setelah perbincangan dibuat ahli-ahli bersetuju dengan cadangan modul latihan yang disediakan oleh kumpulan 4 dengan sedikit penambahbaikan iaitu:

Tempoh masa kursus/bengkel diubah mengikut kesesuaian.

Menambah Bengkel Pengkatalogan Sumber Elektronik.

Kursus-kursus yang ada hands-on ditukar kepada bengkel.

Mengadakan kursus pengkatalogan bagi kakitangan perolehan

Kakitangan yang terlibat dengan tugas pengkatalogan dimestikan mengikuti kesemua kursus/bengkel yang dicadangkan oleh kumpulan 4.

Menubuhkan Jawatankuasa Kecil Latihan dibawah Jawatankuasa Pengkatalogan.

Mengusulkan supaya kakitangan yang dihantar berkursus membentangkan hasil laporan/kursus kepada kakitangan yang lain.

Perbincangan 5

Tajuk kertas kerja : Penandaarasan Proses Pengkatalogan

Bersetuju untuk menetapkan sasaran prestasi bagi setiap kakitangan iaitu 8 judul bagi pengkatalogan OC dan 13 judul bagi pengkatalogan CIP selepas prosedur dan dasar pengkatalogan dikemaskini.

Laporan penandaarasan diubah supaya penandaarasan dibuat antara bahagian katalog sahaja dan tidak termasuk bahagian/perpustakaan cabang lain.

Ahli-ahli wacana dimaklumkan di Perpustakaan Universiti Chulalongkorn pengkatalogan bahan buku -e dilakukan oleh bahagian katalog tetapi maklumat yang dimasukkan hanya judul dan URL. Bahagian katalog boleh melakukan tugas ini sekiranya diberi penambahan pustakawan. Alternatif lain ialah mencukupi dengan menyediakan indeks yang lebih sesuai dilaksanakan oleh Unit Pengindeksan.

Kumpulan penandaarasan dimohon melihat juga petunjuk-petunjuk prestasi perpustakaan universiti selain UM dan UIAM.